文章來源：中國國際技術(shù)智力合作有限公司 發(fā)布時間：2020-03-18
日前，人社部發(fā)布了《人力資源社會保障部辦公廳關(guān)于訂立電子勞動合同有關(guān)問題的函》，進(jìn)一步明確了：對于符合勞動合同法規(guī)定和電子簽名法等法律法規(guī)要求的電子勞動合同一經(jīng)訂立即具有法律效力。這意味著，電子勞動合同在法律效力上有了“名分”。不過，需要提醒大家注意的是，這個“名分”需要滿足以下三個條件：
1.采用電子形式訂立書面勞動合同，用人單位需要與勞動者協(xié)商一致。
“協(xié)商一致”，即經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致后，并以實際行動履行，即可視為協(xié)商一致。用人單位和勞動者以實際行動訂立了電子勞動合同，可視為雙方 “協(xié)商一致”的條件之一。
當(dāng)然，有人會認(rèn)為，協(xié)商一致應(yīng)以書面形式確認(rèn)。從人社部發(fā)布回函的初衷來看，是為了在疫情防控期間，給企業(yè)開展勞動合同管理提供一條新的出路，如果協(xié)商一致也需以書面形式確認(rèn)，私以為會與其本意相違背。
從風(fēng)險防控的角度考慮，相關(guān)人員建議HR在簽署電子勞動合同時，在文本中加入“經(jīng)雙方協(xié)商一致，均同意采用電子形式訂立書面勞動合同”的表述，以盡可能地減少不必要的爭議。
2.采用電子形式訂立勞動合同，應(yīng)當(dāng)使用符合電子簽名法等法律法規(guī)規(guī)定的可視為書面形式的數(shù)據(jù)電文和可靠的電子簽名。
何為“可視為書面形式的數(shù)據(jù)電文”？
根據(jù)《電子簽名法》第四條，能夠有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容，并可以隨時調(diào)取查用的數(shù)據(jù)電文，視為符合法律、法規(guī)要求的書面形式。
何為“可靠的電子簽名”？
《電子簽名法》第十三條規(guī)定，電子簽名同時符合下列條件的，視為可靠的電子簽名：
（一）電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時，屬于電子簽名人專有；
（二）簽署時電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制；
（三）簽署后對電子簽名的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)；
（四）簽署后對數(shù)據(jù)電文內(nèi)容和形式的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)。當(dāng)事人也可以選擇使用符合其約定的可靠條件的電子簽名。
這里需要提醒大家的是，郵件、微信等方式不屬于該文所說的“電子形式”。
3.用人單位應(yīng)保證電子勞動合同的生成、傳遞、儲存等滿足電子簽名法等法律法規(guī)規(guī)定的要求，確保其完整、準(zhǔn)確、不被篡改。
如何證明電子勞動合同的真實性和有效性？
根據(jù)《最高人民法院關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)法院審理案件若干問題的決定》第十一條的規(guī)定，當(dāng)事人對電子數(shù)據(jù)真實性提出異議的，互聯(lián)網(wǎng)法院應(yīng)當(dāng)結(jié)合質(zhì)證情況，審查判斷電子數(shù)據(jù)生成、收集、存儲、傳輸過程的真實性，并著重審查以下內(nèi)容：
（一）電子數(shù)據(jù)生成、收集、存儲、傳輸所依賴的計算機(jī)系統(tǒng)等硬件、軟件環(huán)境是否安全、可靠；
（二）電子數(shù)據(jù)的生成主體和時間是否準(zhǔn)確，表現(xiàn)內(nèi)容是否清晰、客觀、準(zhǔn)確；
（三）電子數(shù)據(jù)的存儲、保管介質(zhì)是否明確，保管方式和手段是否妥當(dāng)；
（四）電子數(shù)據(jù)提取和固定的主體、工具和方式是否可靠，提取過程是否可以重現(xiàn)；
（五）電子數(shù)據(jù)的內(nèi)容是否存在增加、刪除、修改及不完整等情形；
（六）電子數(shù)據(jù)是否可以通過特定形式得到驗證。
當(dāng)事人提交的電子數(shù)據(jù)，通過電子簽名、可信時間戳、哈希值校驗、區(qū)塊鏈等證據(jù)收集、固定和防篡改的技術(shù)手段或者通過電子取證存證平臺認(rèn)證，能夠證明其真實性的，互聯(lián)網(wǎng)法院應(yīng)當(dāng)確認(rèn)。
符合以上三個條件的電子簽約系統(tǒng)平臺，可以滿足HR線上簽署電子勞動合同的需求。
那么除了符合法律規(guī)范要求的三個條件外，HR朋友在選擇電子簽約系統(tǒng)時，還需要注意哪些問題呢？
1.自建平臺是否可以使用？
原則上只有符合上述三個條件的系統(tǒng)，都可以證明簽訂的電子勞動合同有效，但自建平臺在證明系統(tǒng)上生成、傳遞、儲存的數(shù)據(jù)確保完整、準(zhǔn)確、不被篡改時，需要提供的證明力度在目前的司法環(huán)境下是相對較高的。
換言之，就是一旦發(fā)生爭議的舉證成本會增加，同時考慮到自建平臺的成本問題，所以如果可以選擇可靠的第三方服務(wù)平臺，不建議多數(shù)企業(yè)自建平臺。
2.電子簽約系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)和應(yīng)用問題
電子勞動合同雖然可以降低企業(yè)的部分成本，但其核心價值還是實現(xiàn)了遠(yuǎn)程管理，將日常人力資源管理行為，通過系統(tǒng)實現(xiàn)。這自然面臨了電子勞動合同簽約的數(shù)據(jù)與日常管理數(shù)據(jù)的聯(lián)通問題，即電子簽約系統(tǒng)與EHR系統(tǒng)的連接。從而優(yōu)化各項員工數(shù)據(jù)的應(yīng)用，提升管理效能。
3.電子簽約系統(tǒng)的應(yīng)用專業(yè)性
通過電子簽約系統(tǒng)實現(xiàn)電子勞動合同的簽署，本身并非難事，但是要保障雙方簽訂的勞動合同符合法律規(guī)范，特別是勞動合同區(qū)別于一般商事合同，存在著非常復(fù)雜的各類情形。例如：競業(yè)限制、保密規(guī)范、試用期管理、績效考核、薪資規(guī)則、崗位責(zé)任書、簽署時限等等。這些問題不是一般的電子簽約平臺可以考慮周全的。HR應(yīng)當(dāng)選擇更具有人力資源專業(yè)性的服務(wù)平臺。
據(jù)了解，中智集團(tuán)自2015年開始研究電子勞動合同，2017年進(jìn)行各項論證，2018年立項，2019年成功推出電子勞動合同簽約平臺“智享簽”。
那么，為何要選擇“智享簽”？
1.“智享簽”符合人社部要求的有效電子合同應(yīng)當(dāng)符合的三個條件，客戶可以放心使用。
2.與其他電子簽約平臺相比，“智享簽”最大的優(yōu)勢在于，其是專業(yè)應(yīng)用于人力資源領(lǐng)域的專項服務(wù)平臺?！爸窍砗灐被谌肆Y源管理角度，利用系統(tǒng)流程規(guī)范勞動合同簽署，是只針對人力資源用工文本的電子簽約平臺，專業(yè)性更強(qiáng)，貼合度更高。通過人臉識別、活體檢測等技術(shù)讓勞動者完成簽署，“真實意愿”的證據(jù)采集更加嚴(yán)謹(jǐn)。
3.“智享簽”平臺可以完美連接EHR管理系統(tǒng)，中智擁有自建在線人事管理系統(tǒng)“中智云管家”，可以滿足中小型企業(yè)在人力資源管理領(lǐng)域的各項需要。通過中智云管家平臺，可以實現(xiàn)入職、簽約、社保繳納等全流程管理需求，真正實現(xiàn)人力資源服務(wù)的一體化貫通。智享簽也可以關(guān)聯(lián)其他企業(yè)自建的EHR系統(tǒng)，保障客戶高效便捷的管理應(yīng)用。
4.智享簽系統(tǒng)，不僅是應(yīng)用操作系統(tǒng)，同時也是法律合規(guī)系統(tǒng)，既可以提升客戶的管理效能，又可以保障法律合規(guī)要求。智享簽系統(tǒng)對接中智法律各項線上線下的服務(wù)群組，可以實現(xiàn)客戶對于文本審核、合規(guī)管理、人員遣散、調(diào)解服務(wù)、案件代理等全流程需求。
【責(zé)任編輯：伍全】
